In deze column ga ik jullie meenemen in mijn laatste module van leerjaar 2. In dit moduul gaan wij bezig met het onderwerp project management. Het idee van dit moduul is om een van de prototypes van de vorige modules te pakken en deze verder uit te werken en te implementeren binnen mijn organisatie. Verder zal ik in deze column reflecteren op mijn persoonlijke ontwikkelingen en wat ik meegemaakt heb deze periode.
Scrum
Wij hebben afgelopen lesdag een workshop gekregen over Scrum. Scrum is een vorm van management voor grote projecten. Scrum komt oorspronkelijk uit de IT wereld en word daar veel gebruikt om grote projecten overzichtelijk te maken en makkelijker te managen. Wat je doet bij scrums is een project verdelen over sprints. Stel je hebt 20 weken om een project uit te rollen heb je dus 20 sprints. In deze sprints maak je taken die voor die sprint belangrijk zijn. Dus bijvoorbeeld het testen van je prototype komt uiteraard niet in sprint 1 maar in een veel later stadium. Je begint met je backlog te maken. Hierin zet je de taken die gedaan moeten worden in die sprint. Daarna ga je deze onder kopjes verwerken van 'To Do' 'Doing' 'Finished'. Zo heb je een duidelijk overzicht van wat er allemaal moet gebeuren. Als je deze gedaan heb kun je reflecteren. Dit noemen ze de sprint review. Was de week te druk gepland, deed iedereen zijn werk naar opgedragen, hebben we alles gehaald? Daarna ga je naar de sprint retrospective. Hierin word gekeken van he wat kan volgende keer beter. Na deze verschillende stappen begin je weer aan de volgende sprint.
Eigen gebruik
Je kan deze stappen ook persoonlijk gebruiken voor je eigen planning of eigen projecten en dit wil ik zelf dus ook gaan doen. Ik ben begonnen met mijn sprints opdelen in weken van 2. Hierin zet ik al mijn werk dat ik wel klaar hebben en geef ze verschillende prioriteiten zodat ik weet wat eerst af moet en wat daarna kan. Dit gaat ook aansluiten bij mijn persoonlijke leerdoel want ik wil beter leren omgaan met mijn planning en taken die ik doordeweeks heb. Het stukje plannen was niet perse het probleem maar vooral de prioriteit die ik sommige taken gaf was de valkuil waar ik tegen aanliep. Hier ga ik verder in deze column meer over uit leggen.
Reality Check: Achter het stuur of op de achterbank?
Op school heb ik met mijn klasgenoten de reality check gedaan. Het idee hiervan was om duidelijk te krijgen waar je valkuilen liggen aan verschillende punten. Je begint eerst met reflecteren voor jezelf door over verschillende punten een cijfer van 1/10 te geven. Daarna ga je voor jezelf per onderdeel onderbouwen waarom je dat cijfer hebt gegeven en wat hiervan de reden is. Als iedereen uit je groepje dat heeft ingevuld kom je aan bij De Roast. Hier gaat iedereen zijn laagste cijfer vertellen en uitleggen waarom je zo'n laag cijfer hebt gegeven aan jezelf. Daarna gaan je klasgenoten kritisch coachen en vragen stellen zodat er op die manier duidelijk wordt wat er nou echt speelt en wat er beter kan. Hieruit komen punten die je daarna eventueel kan gebruiken om een verbetering op te stellen. Na de roast kom je bij het onderdeel afspraken met jezelf hierin staan 2 punten: "Ik stop vanaf vandaag met:" en "Ik start vanaf vandaag met:". Hierin zet je dus de afspraken die je met jezelf maakt om zo het probleem wat uit de roast is gekomen te verhelpen.
Eigen reflectie
Doelen en planning
1: Ik heb geen idee wat ik deze week moet doen/ik leef bij de waan van de dag.
10: Mijn doelen zijn SMART, ik heb een duidelijke planning gemaakt en bekijk die wekelijks
Cijfer: 5
Uitleg: Ik heb duidelijk wat ik wil en wat er moet gebeuren, ik heb alleen geen concrete planning hoe ik het allemaal moet gaan doen en op welke manier ik dit wil gaan behalen.
Pro-activiteit & Discipline
1: Ik vertoon veel uitstelgedrag en wacht tot iemand mij vertelt wat ik moet doen.
10: Ik signaleer kansen en problemen vroegtijdig en onderneem direct actie.
Cijfer: 3
Uitleg: Ik stel veel uit tot teleurstelling van mezelf en anderen. Wat daarbij ook ten nadelen is van mijn opgeleverde werk (school).
Reflectie en Journaling
1: Ik weet niet meer wat ik vorige week gedaan heb, reflecteren doe ik alleen omdat het moet.
10: Ik houd wekelijks een journal bij en analyseer mijn eigen gedrag diepgaand.
Cijfer: 6
Uitleg: Ik heb een website met mijn ontwikkelingen over de afgelopen 2 leerjaren. Hierin heb ik mijn portfolio's verwerkt en verschillende leerdoelen waar ik op heb gereflecteerd.
Feedback & Peers
1: Ik doe het liever alleen en laar mijn werk pas zien als het af is.
10: Ik organiseer actief feedbackmomenten met peers/docenten om sneller te groeien.
Cijfer: 4
Uitleg: Ik doe veel zelf en vraag feedback over het hele stuk wat ik gemaakt heb of nadat ik iets gedaan heb maar meestal niet tussendoor.
De roast
Ik heb aan mijn groepje het laagste cijfer uit de 4 gepresenteerd dat was de 3 bij 'Pro-active & Discipline'. Zij vroegen mij hoe dat kwam, hierin gaf ik aan dat ik dacht dat het aan mijn plannen lag. Waarbij iemand anders de opmerking maakte dat hij denkt dat ik prima kan plannen maar dat het aan mijn prioriteiten ligt. Ik zet mijn prioriteiten niet duidelijk weg waardoor de belangrijkste dingen zoals bijvoorbeeld school achteraan komen te staan. Ze gaven mij hier de tip mee om een prioriteiten lijstje te maken van de taken die ik per week moet gaan uitvoeren.
Afspraken met jezelf
Ik stop vandaag met: Uitstelgedrag. Ik wil zorgen de belangrijkste taken als eerst te doen en ze niet op het allerlaatste moment allemaal in een keer te moeten doen.
Ik start vanaf vandaag met: Het bijhouden van een overzichtelijke planning doormiddel van de SCRUM methode. Hierin kan ik duidelijk wegzetten wat er voor mij moet gebeuren per 2 weken en hier een prioriteit melding aangeven. Ik ga dit via teams doen en zo ook meteen bijhouden hoe ik dit doe deze periode.
Moodboard
Tijdens lesdag 2 hebben mijn klas en ik een workshop gekregen over het maken van een moodboard en hoe je dit kan helpen met je doelen over een eigen gekozen periode of loopbaan te visualiseren. Ik heb hierbij de keuze gemaakt om dit te doen over mijn professionele carrière op het gebied van school en doorloop naar werk.
Toelichting
Je moet het moodboard lezen van links onder naar rechts boven. Hierin de stijgende lijn en persoonlijke even als professionele groei. Om te beginnen links onderin met het vergaren van veel theorie, kennis en ervaring. Dit vanuit een management rol. Doorgroeiend wil ik graag succesvol worden. Niet alleen om mooie spullen te kunnen kopen maar ook om vrijheid te creëren voor mezelf en mijn toekomstige gezin. Mooie spullen zijn leuk maar het belangrijkste is gezond en gelukkig zijn met de mensen van wie je houd. Daarom aan de rechterkant de mooie spullen onder de foto's van wonen/gezelschap.
Leerdoel
In de combinatie van school en werk merk ik dat ik regelmatig vastloop op mijn planning. Wanneer het druk wordt, verlies ik snel het overzicht over wat er precies moet gebeuren en in welke volgorde. Dit leidt vaak tot uitstelgedrag: grote of complexe taken schuif ik voor me uit omdat ik de drempel om te beginnen te hoog vind, of omdat ik mijn prioriteiten niet scherp heb. Dit zorgt voor onnodige tijdsdruk en stress op momenten dat deadlines naderen. Om met meer rust, focus te kunnen studeren en werken, heb ik besloten om de regie over mijn eigen planning terug te pakken.
SMART verwoording
Om mijn uitstelgedrag aan te pakken en effectiever prioriteiten te stellen, ga ik mijn school en werktaken structureren door middel van een versimpelde Scrum-methode. Concreet betekent dit dat ik al mijn taken en opdrachten beheer op een digitaal planboard in Microsoft Teams. Ik werk met overzichtelijke kolommen (Sprint To Do, Doing en Done) waarin ik grote, vage opdrachten opknip in kleine, behapbare actiestappen. Voordat ik aan het werk ga, voorzie ik elke taak van een duidelijk prioriteitslabel, zodat ik precies weet wat er als eerste moet gebeuren.
Ik maak mijn voortgang en het succes van dit leerdoel inzichtelijk door te werken in vaste actieperiodes, oftewel 'sprints', van precies twee weken. Aan het einde van elke sprint maak ik de balans op om te zien hoeveel van het geplande werk daadwerkelijk is afgerond. Mijn doel is aantoonbaar bereikt wanneer ik aan het einde van elke tweewekelijkse cyclus minimaal 80% van de vooraf ingeplande taken uit de 'Sprint To Do'-kolom succesvol naar de 'Done'-kolom heb verplaatst.
Deze werkwijze is voor mij motiverend en passend omdat Microsoft Teams al mijn standaard werkomgeving is voor school, waardoor de drempel om het planboard dagelijks te gebruiken erg laag is. Het visueel maken van mijn werk, het verslepen van taken en het afvinken van kleine checklists geeft me een gevoel van controle. Deze overzichtelijke manier van plannen helpt mij om de chaos in mijn hoofd te verminderen, wat exact de hoofdoorzaak van mijn uitstelgedrag wegneemt.
Om ervoor te zorgen dat deze nieuwe routine haalbaar blijft naast mijn reguliere lessen en werk, kies ik bewust voor een simpele vorm van Scrum zonder ingewikkelde theorieën. Ik bescherm mezelf tegen overbelasting. Hierdoor dwing ik mezelf om focus te houden en taken daadwerkelijk af te ronden voordat ik aan iets nieuws begin, waardoor ik voorkom dat ik alsnog overweldigd raak.
Ik pas dit planningssysteem actief toe gedurende een afgebakende periode van weken. Dit betekent dat ik in deze periode vijf complete sprints van twee weken doorloop. Aan het einde van deze termijn schrijf ik een eindevaluatie waarin ik terugblik op de resultaten, analyseer in hoeverre mijn uitstelgedrag is verminderd, en bepaal of ik deze structuur meeneem naar het volgende schooljaar.
Reactie plaatsen
Reacties