In deze column ga ik jullie meenemen in mijn laatste module van leerjaar 2. In dit moduul gaan wij bezig met het onderwerp project management. Het idee van dit moduul is om een van de prototypes van de vorige modules te pakken en deze verder uit te werken en te implementeren binnen mijn organisatie. Verder zal ik in deze column reflecteren op mijn persoonlijke ontwikkelingen en wat ik meegemaakt heb deze periode.
Scrum
Wij hebben afgelopen lesdag een workshop gekregen over Scrum. Scrum is een vorm van management voor grote projecten. Scrum komt oorspronkelijk uit de IT wereld en word daar veel gebruikt om grote projecten overzichtelijk te maken en makkelijker te managen. Wat je doet bij scrums is een project verdelen over sprints. Stel je hebt 20 weken om een project uit te rollen heb je dus 20 sprints. In deze sprints maak je taken die voor die sprint belangrijk zijn. Dus bijvoorbeeld het testen van je prototype komt uiteraard niet in sprint 1 maar in een veel later stadium. Je begint met je backlog te maken. Hierin zet je de taken die gedaan moeten worden in die sprint. Daarna ga je deze onder kopjes verwerken van 'To Do' 'Doing' 'Finished'. Zo heb je een duidelijk overzicht van wat er allemaal moet gebeuren. Als je deze gedaan heb kun je reflecteren. Dit noemen ze de sprint review. Was de week te druk gepland, deed iedereen zijn werk naar opgedragen, hebben we alles gehaald? Daarna ga je naar de sprint retrospective. Hierin word gekeken van he wat kan volgende keer beter. Na deze verschillende stappen begin je weer aan de volgende sprint.
Eigen gebruik
Je kan deze stappen ook persoonlijk gebruiken voor je eigen planning of eigen projecten en dit wil ik zelf dus ook gaan doen. Ik ben begonnen met mijn sprints opdelen in weken van 2. Hierin zet ik al mijn werk dat ik wel klaar hebben en geef ze verschillende prioriteiten zodat ik weet wat eerst af moet en wat daarna kan. Dit gaat ook aansluiten bij mijn persoonlijke leerdoel want ik wil beter leren omgaan met mijn planning en taken die ik doordeweeks heb. Het stukje plannen was niet perse het probleem maar vooral de prioriteit die ik sommige taken gaf was de valkuil waar ik tegen aanliep. Hier ga ik verder in deze column meer over uit leggen.
Reality Check: Achter het stuur of op de achterbank?
Op school heb ik met mijn klasgenoten de reality check gedaan. Het idee hiervan was om duidelijk te krijgen waar je valkuilen liggen aan verschillende punten. Je begint eerst met reflecteren voor jezelf door over verschillende punten een cijfer van 1/10 te geven. Daarna ga je voor jezelf per onderdeel onderbouwen waarom je dat cijfer hebt gegeven en wat hiervan de reden is. Als iedereen uit je groepje dat heeft ingevuld kom je aan bij De Roast. Hier gaat iedereen zijn laagste cijfer vertellen en uitleggen waarom je zo'n laag cijfer hebt gegeven aan jezelf. Daarna gaan je klasgenoten kritisch coachen en vragen stellen zodat er op die manier duidelijk wordt wat er nou echt speelt en wat er beter kan. Hieruit komen punten die je daarna eventueel kan gebruiken om een verbetering op te stellen. Na de roast kom je bij het onderdeel afspraken met jezelf hierin staan 2 punten: "Ik stop vanaf vandaag met:" en "Ik start vanaf vandaag met:". Hierin zet je dus de afspraken die je met jezelf maakt om zo het probleem wat uit de roast is gekomen te verhelpen.
Eigen reflectie
Doelen en planning
1: Ik heb geen idee wat ik deze week moet doen/ik leef bij de waan van de dag.
10: Mijn doelen zijn SMART, ik heb een duidelijke planning gemaakt en bekijk die wekelijks
Cijfer: 5
Uitleg: Ik heb duidelijk wat ik wil en wat er moet gebeuren, ik heb alleen geen concrete planning hoe ik het allemaal moet gaan doen en op welke manier ik dit wil gaan behalen.
Pro-activiteit & Discipline
1: Ik vertoon veel uitstelgedrag en wacht tot iemand mij vertelt wat ik moet doen.
10: Ik signaleer kansen en problemen vroegtijdig en onderneem direct actie.
Cijfer: 3
Uitleg: Ik stel veel uit tot teleurstelling van mezelf en anderen. Wat daarbij ook ten nadelen is van mijn opgeleverde werk (school).
Reflectie en Journaling
1: Ik weet niet meer wat ik vorige week gedaan heb, reflecteren doe ik alleen omdat het moet.
10: Ik houd wekelijks een journal bij en analyseer mijn eigen gedrag diepgaand.
Cijfer: 6
Uitleg: Ik heb een website met mijn ontwikkelingen over de afgelopen 2 leerjaren. Hierin heb ik mijn portfolio's verwerkt en verschillende leerdoelen waar ik op heb gereflecteerd.
Feedback & Peers
1: Ik doe het liever alleen en laar mijn werk pas zien als het af is.
10: Ik organiseer actief feedbackmomenten met peers/docenten om sneller te groeien.
Cijfer: 4
Uitleg: Ik doe veel zelf en vraag feedback over het hele stuk wat ik gemaakt heb of nadat ik iets gedaan heb maar meestal niet tussendoor.
De roast
Ik heb aan mijn groepje het laagste cijfer uit de 4 gepresenteerd dat was de 3 bij 'Pro-active & Discipline'. Zij vroegen mij hoe dat kwam, hierin gaf ik aan dat ik dacht dat het aan mijn plannen lag. Waarbij iemand anders de opmerking maakte dat hij denkt dat ik prima kan plannen maar dat het aan mijn prioriteiten ligt. Ik zet mijn prioriteiten niet duidelijk weg waardoor de belangrijkste dingen zoals bijvoorbeeld school achteraan komen te staan. Ze gaven mij hier de tip mee om een prioriteiten lijstje te maken van de taken die ik per week moet gaan uitvoeren.
Afspraken met jezelf
Ik stop vandaag met: Uitstelgedrag. Ik wil zorgen de belangrijkste taken als eerst te doen en ze niet op het allerlaatste moment allemaal in een keer te moeten doen.
Ik start vanaf vandaag met: Het bijhouden van een overzichtelijke planning doormiddel van de SCRUM methode. Hierin kan ik duidelijk wegzetten wat er voor mij moet gebeuren per 2 weken en hier een prioriteit melding aangeven. Ik ga dit via teams doen en zo ook meteen bijhouden hoe ik dit doe deze periode.
Moodboard
Tijdens lesdag 2 hebben mijn klas en ik een workshop gekregen over het maken van een moodboard en hoe je dit kan helpen met je doelen over een eigen gekozen periode of loopbaan te visualiseren. Ik heb hierbij de keuze gemaakt om dit te doen over mijn professionele carrière op het gebied van school en doorloop naar werk.
Toelichting
Je moet het moodboard lezen van links onder naar rechts boven. Hierin de stijgende lijn en persoonlijke even als professionele groei. Om te beginnen links onderin met het vergaren van veel theorie, kennis en ervaring. Dit vanuit een management rol. Doorgroeiend wil ik graag succesvol worden. Niet alleen om mooie spullen te kunnen kopen maar ook om vrijheid te creëren voor mezelf en mijn toekomstige gezin. Mooie spullen zijn leuk maar het belangrijkste is gezond en gelukkig zijn met de mensen van wie je houd. Daarom aan de rechterkant de mooie spullen onder de foto's van wonen/gezelschap.
Leerdoel
In de combinatie van school en werk merk ik dat ik regelmatig vastloop op mijn planning. Wanneer het druk wordt, verlies ik snel het overzicht over wat er precies moet gebeuren en in welke volgorde. Dit leidt vaak tot uitstelgedrag: grote of complexe taken schuif ik voor me uit omdat ik de drempel om te beginnen te hoog vind, of omdat ik mijn prioriteiten niet scherp heb. Dit zorgt voor onnodige tijdsdruk en stress op momenten dat deadlines naderen. Om met meer rust, focus te kunnen studeren en werken, heb ik besloten om de regie over mijn eigen planning terug te pakken.
SMART verwoording
Om mijn uitstelgedrag aan te pakken en effectiever prioriteiten te stellen, ga ik mijn school en werktaken structureren door middel van een versimpelde Scrum-methode. Concreet betekent dit dat ik al mijn taken en opdrachten beheer op een digitaal planboard in Microsoft Teams. Ik werk met overzichtelijke kolommen (Sprint To Do, Doing en Done) waarin ik grote, vage opdrachten opknip in kleine, behapbare actiestappen. Voordat ik aan het werk ga, voorzie ik elke taak van een duidelijk prioriteitslabel, zodat ik precies weet wat er als eerste moet gebeuren.
Ik maak mijn voortgang en het succes van dit leerdoel inzichtelijk door te werken in vaste actieperiodes, oftewel 'sprints', van precies twee weken. Aan het einde van elke sprint maak ik de balans op om te zien hoeveel van het geplande werk daadwerkelijk is afgerond. Mijn doel is aantoonbaar bereikt wanneer ik aan het einde van elke tweewekelijkse cyclus minimaal 80% van de vooraf ingeplande taken uit de 'Sprint To Do'-kolom succesvol naar de 'Done'-kolom heb verplaatst.
Deze werkwijze is voor mij motiverend en passend omdat Microsoft Teams al mijn standaard werkomgeving is voor school, waardoor de drempel om het planboard dagelijks te gebruiken erg laag is. Het visueel maken van mijn werk, het verslepen van taken en het afvinken van kleine checklists geeft me een gevoel van controle. Deze overzichtelijke manier van plannen helpt mij om de chaos in mijn hoofd te verminderen, wat exact de hoofdoorzaak van mijn uitstelgedrag wegneemt.
Om ervoor te zorgen dat deze nieuwe routine haalbaar blijft naast mijn reguliere lessen en werk, kies ik bewust voor een simpele vorm van Scrum zonder ingewikkelde theorieën. Ik bescherm mezelf tegen overbelasting. Hierdoor dwing ik mezelf om focus te houden en taken daadwerkelijk af te ronden voordat ik aan iets nieuws begin, waardoor ik voorkom dat ik alsnog overweldigd raak.
Ik pas dit planningssysteem actief toe gedurende een afgebakende periode van weken. Dit betekent dat ik in deze periode vijf complete sprints van twee weken doorloop. Aan het einde van deze termijn schrijf ik een eindevaluatie waarin ik terugblik op de resultaten, analyseer in hoeverre mijn uitstelgedrag is verminderd, en bepaal of ik deze structuur meeneem naar het volgende schooljaar.
Uitvoering leerdoel
Om te beginnen zal ik een korte beschrijving geven van hoe ik de scrum tactiek zelf ga toepassen op mijn schoolwerk! Bij scrum praten we over verschillende sprints. Ik heb per sprint een tijds periode van 2 weken genomen omdat wij om de 2 weken een lesdag hebben. Daarbij zal ik dan per sprint reflecteren hoe dit is gegaan en waar ik tegenaan liep. Ik zal hieronder ook een foto plaatsen hoe het overzicht van mijn scrum pagina eruit ziet zodat jullie kunnen zien hoe ik hier mee te werk kan gaan!
Sprint 1
Reflectie
De eerste sprint ging mij goed af! Wat ik merkte is dat ik soms wel eens last heb van de juiste taken een hogere of mindere prioriteit te geven en dat kan ik dus met deze methode veel beter doen en ook hard wegzetten! Ik vind de methodiek ook erg fijn om mee te werken, want het geeft me een duidelijk overzicht van wat ik allemaal moet doen. Al met al beviel het me erg goed!
Sprint 2
Reflectie
Sprint 2 verliep eigenlijk redelijk hetzelfde als sprint 1. Het beviel me opnieuw weer erg goed hoe ik op deze manier mijn schoolplanning duidelijk kon wegzetten en hier dus ook meer rust voor mezelf creëerde in me hoofd. Ik merkte wel dat ik deze week wat meer drukte had op me werk en dat ik niet aan alles ben toegekomen maar dit was geen ramp en dit kan ik met de volgende sprint oppakken!
Het verloop van de rest van de module
Na deze sprint kwamen er echter wat kleine verstoring op mijn pad die een grote invloed hadden. Ik kreeg vanuit het hoofdkantoor een manager positie aangeboden bij een andere winkel wat natuurlijk super mooi is! Ik was hier zeer enthousiast over alleen betekende dat wel dat ik veel afrondend werk had in me oude filiaal en dat er een waslijst aan testen/gesprekken gevoerd moesten worden om dit rond te krijgen.
Ik heb toen de keuze gemaakt om even 100% met me werk bezig te gaan om eerst door de competentie testen heen te komen en daarna een goeie en nette afronding in mijn oude filiaal te leveren. Dit heeft gelukkig goed geloond want ik ben hierna benoemd tot manager vers in Harderwijk.
Echter liep ik toen tegen het probleem aan dat de wisseling van functie in combinatie met de nieuwe omgeving allemaal erg veel was. Daarbij zat ik ook in een periode van vakantie waarbij mijn vaste krachten op vakantie waren en ik dus ook de gaten die hierbij in planning ontstonden moest opvullen. Dit alles bij elkaar kostte mij ook gewoon veel energie waarbij helaas het project wat achter ging lopen en ik niet meer bij was zoals ik dat graag had willen zijn.
Daarbij liep ik ook tegen het volgende aan, het project wat ik aan het doorlopen ben heeft minder draagvlak vanuit mijn observatie vooral omdat het een best lastige opgave is om dit project te testen. Hier ben ik echter al in over gesprek met verschillende SM's om te zien of zij wel openstaan voor een pilot dus aan de hand hiervan zal ik een keuze moeten gaan maken om hiermee door te gaan of om een nieuw project te starten.
Ik heb hier samen met Chantal over gesproken wat nu het beste is om te doen en we hebben hier samen afspraken over gemaakt om dit toch tot een goed verloop te laten leiden.
STARR
Situatie
Tijdens de module Project Management in het tweede jaar liep ik ertegenaan dat ik mijn tijd beter moest verdelen tussen mijn studie en mijn werk. Ik had best wel de neiging tot uitstelgedrag, wat onnodig veel extra stress opleverde en mijn productiviteit in de weg zat. Om meer rust en focus te creëren, besloot ik mijn werkwijze te verbeteren door een versimpelde Scrum-methode te introduceren via een digitaal planboard in Microsoft Teams. Het doel was om mijn werkdruk inzichtelijk en beheersbaar te maken, zodat ik structureler aan mijn opdrachten kon werken.
Taak
Mijn concrete opdracht voor deze periode was dat ik aan de slag moest met het verder ontwikkelen en uitwerken van een verandermanagement casus. Omdat dit best een complex en omvangrijk project was, was het mijn taak om deze opdracht op te knippen in behapbare stukken. Ik moest dit integreren in mijn nieuwe Scrum planning, zodat ik duidelijke doelen had en precies wist welke onderdelen de hoogste prioriteit hadden om de casus tot een goed einde te brengen.
Actie
Om dit in goede banen te leiden, heb ik de Scrum-tactiek direct toegepast op mijn dagelijkse realiteit. Ik maakte sprints van twee weken waarin ik al mijn taken voor die specifieke periode plaatste, compleet met duidelijke prioriteitsverschillen. Door te werken met vaste kolommen, zoals To Do, Doing en Done, dwong ik mezelf om gestructureerd te werk te gaan. In de eerste twee sprints pakte ik dit heel gedisciplineerd op. Ik hield mijn bord up-to-date, had helder voor ogen wat er moest gebeuren en werkte de belangrijkste actiepunten voor de verandermanagement casus netjes af.
Resultaat
Hoewel deze gestructureerde aanpak in het begin erg goed werkte, liep het project in de eindfase helaas toch vast. Dit werd direct veroorzaakt door de onverwachte en flinke druk die kwam kijken bij een grote verandering in mijn functie op werk, namelijk mijn overstap naar de rol van Manager Vers in Harderwijk. Door alle afrondende werkzaamheden in mijn oude rol, de nodige competentietesten en de vele nieuwe verantwoordelijkheden op de winkelvloer, raakte ik het overzicht op mijn planboard compleet kwijt. Hierdoor verdween mijn focus op school en liep de verandermanagement casus serieuze vertraging op.
Reflectie
Terugkijkend op dit proces is het voor mij een harde leerschool geweest. Ik besef nu dat een planning alleen werkt als je er ook in turbulente tijden aan vasthoudt. Het is ontzettend belangrijk dat ik in de toekomst veel beter waak over mijn eigen structuur, juist wanneer er zulke grote veranderingen plaatsvinden. De volgende keer dat ik met zo'n grote verandering of plotselinge drukte te maken krijg, moet ik pro actiever ingrijpen en de discipline opbrengen om de boel strak bij te houden. Alleen door die basisstructuur te bewaken, kan ik voorkomen dat lopende projecten geen succes worden.
Bedrijfsbezoek
Op 22 april is Chantal langsgekomen voor een bedrijfsbezoek bij in Ermelo. We hebben hier samen met mijn bedrijfscoach een gesprek gevoerd over hoe ik presteerde en hoe ik als persoon in elkaar zit en hoe ik mijn zwakheden kan omzetten tot kansen!
Ze gaven samen aan dat ik soms in ongunstige situaties een beetje hoog over kan komen en een 'masker' kan voorhouden op eigenlijk wie ik zelf echt ben. Dit komt deels door een stukje onzekerheid die in mij zit vanuit nature maar ook door vorige situaties uit mijn werk leven. Ze gaven aan dat ik ervoor moet waken dat ik deze houding niet te veel moet tonen binnen mijn nieuwe omgeving om dat dat een vertekend beeld kan geven van wie ik eigenlijk echt ben en daarmee geen punten scoor. Ik had in eerste instantie niet door dat ik dit deed en begreep ook niet helemaal waarom ik dat dan doe. Maar zoals ik hierboven heb uitgelegd hebben wij tijdens het gesprek hier goed overgesproken en moet ik deze onzekerheid omzetten in een kracht waarmee ik de mensen juist mee kan krijgen en niet tegen me opzet.
Competentie ontwikkelingen
In dit onderdeel ga ik met jullie de competentie ontwikkeling delen. Hierin zal ik de eind reflectie ofwel de eind meting delen die ik besproken heb samen met mijn bedrijf coach.
Eind reflectie
Als we samen de eindmeting van het competentieformulier bespreken, valt direct op dat we de competenties nu met een hele andere bril bekijken dan in de tijd als Shiftleider. Het is super leuk om te zien dat deze nieuwe, gezamenlijke insteek voor een paar mooie verschuivingen in de beoordelingen heeft gezorgd.
Zo concludeerden we in ons gesprek dat de competentie analytisch vermogen in deze nieuwe functie veel beter wordt opgepakt en echt tot zijn recht komt. Aan de andere kant zagen we ook dat het stukje lerend vermogen rondom de eigen persoonlijke ontwikkeling momenteel wat minder wordt meegepakt. Door de drukte en de sterke focus op anderen, schiet de aandacht voor zichzelf er simpelweg wel eens een beetje bij in.
Toch zijn we het er helemaal over eens dat er de afgelopen tijd onwijs mooie stappen zijn gezet in de persoonlijke ontwikkeling. Wel ligt er nog een mooie uitdaging om echt nog meer kracht te halen uit de natuurlijke, sterke punten. Een belangrijke conclusie voor lastige situaties is om dan geen masker meer voor te doen. Dat kan onbedoeld wat 'hoog' of afstandelijk overkomen. Door dat masker juist af te laten en zich kwetsbaar op te stellen, ontstaat er veel meer verbinding en komt de ware kracht veel beter naar voren.
Reactie plaatsen
Reacties