Voor dit module Sturing & Financiën ga ik aan de slag met een thema dat essentieel is voor elke organisatie: het krijgen van grip op de cijfers en de koers van een bedrijf. Bedrijven kunnen nog zulke mooie plannen hebben, maar zonder een goede financiële basis en de juiste sturing komen die plannen niet van de grond. Dat maakt dit onderwerp voor mij erg waardevol om verder te verkennen.
In dit portfolio wil ik laten zien hoe ik mijn kennis en vaardigheden rondom financiële sturing ontwikkel. Hierbij focus ik me specifiek op drie belangrijke competenties. Ten eerste werk ik aan mijn resultaatgericht handelen, zodat ik leer hoe financiële doelen ook echt behaald worden. Daarnaast ontwikkel ik mijn onderzoekend vermogen door diep in de cijfers te duiken en verbanden te leggen. Tot slot kijk ik naar de rol van leiderschap: hoe stuur je een team of organisatie aan op basis van deze inzichten? Ik hoop zo te leren hoe ik zelf kan bijdragen aan een gezonde bedrijfsvoering en het maken van de juiste strategische beslissingen.
Een andere reden voor het kiezen van deze competenties heeft te maken met het vorige moduul. Ik had namelijk het vorige moduul deze 3 ook gekozen alleen vond ik dat ik me hier niet genoeg in ontwikkeld heb. Ik ben in dat moduul meer bezig geweest met het zelf uitvoeren van taken en zorgen dat ik meer taken verricht. Nu wil ik juist ervoor zorgen dat ik de kennis opdoe en mijn team ga aanzetten om te handelen naar verschillende KPI's denk hierbij aan uren, omzet of derving.
SMART
In dit moduul wil ik mezelf vooral ontwikkelen in het vinden van een betere balans tussen leiderschap, resultaatgericht handelen en onderzoekend vermogen. Leiderschap is iets wat me van nature goed afgaat en wat ik ook zeker niet wil loslaten. Wat ik wel wil doen, is mijn sterke menselijke kanten binnen leiderschap soms iets meer loslaten, om zo meer ruimte te maken voor een betere sturing op basis van cijfers en resultaten.
Om dit echt concreet te maken, ga ik sturing bieden aan de hand van ons productiviteitsrapport. Ik wil mijn onderzoekend vermogen vergroten door wekelijks de omzetcijfers te analyseren, waarbij ik specifiek kijk naar welke groepen hardlopen. Door te onderzoeken waar de kansen liggen, kan ik mijn aandacht en middelen gerichter inzetten. Op basis van deze data ga ik vervolgens resultaatgericht handelen: ik maak bewuste keuzes om extra focus te leggen op de meest succesvolle groepen om zo de effectiviteit te verhogen.
Ik ga met mijn manager zitten om te bespreken hoe ik het productiviteitsrapport heb gebruikt om bij te sturen en welke acties ik heb ondernomen op basis van de omzet, uren en loonkosten analyse. Daarbij kijken we niet alleen naar de cijfers, maar ook naar mijn aanpak: heb ik mijn leiderschap ingezet om het team resultaatgerichter aan te sturen op basis van deze feiten? Door dit wekelijks door te nemen, maak ik mijn ontwikkeling tastbaar en krijg ik direct feedback op mijn manier van sturen. Ik zal daarbij aan het einde van de moduul een samenvatting maken welke handelingen ik heb ondernomen en dit laten aftekenen als bewijs van mijn manager. Daarna zal ik hem ook een reflectie laten schrijven op basis van de 3 competenties.
Ik wil dit proces volhouden tot het einde van dit moduul, zodat ik een duidelijk beeld heb van de stappen die ik gezet heb. Gedurende dit moduul kan ik volgen of ik erin slaag om mijn leiderschapsstijl bewuster in balans te brengen met de harde cijfers en strategische sturing. Uiteindelijk wil ik dat dit leidt tot een manier van werken waarbij ik mijn menselijke leiderschap behoud, maar tegelijkertijd ook vanuit een onderzoekende houding en met een scherp oog voor resultaat de organisatie kan bijsturen.
Gast college
Tijdens de derde lesdag kregen we een gastcollege van Rocus Troost, de ondernemer achter merken als Boon en nu RocusFocus. Hij nam ons mee door zijn loopbaan en de verschillende bedrijven waar hij gewerkt heeft. Wat dit college voor mij echt boeiend maakte, was zijn nuchtere en eerlijke kijk op ondernemerschap.
Eén uitspraak van hem is me in het bijzonder bijgebleven en heeft me aan het denken gezet: "Je bent nooit uniek." In een wereld waarin iedereen probeert zich te onderscheiden, vond ik dit een heel krachtig inzicht. Het herinnerde me eraan dat het niet alleen gaat om een 'uniek' idee, maar vooral om hoe je dat idee uitvoert, hoe je de markt begrijpt en hoe je je processen en financiën onder controle hebt om echt impact te maken.
Dit college heeft mijn interesse in de foodsector alleen maar verder versterkt. Het is een sector die constant in beweging is en waar je echt het verschil kunt maken met een goed product en de juiste sturing. Het verhaal van Rocus heeft mij laten zien dat dit een wereld is waar ik mezelf later zeker zie werken. De combinatie van een tastbaar product en de zakelijke uitdagingen die daarbij komen kijken, maken het voor mij een heel aantrekkelijke optie voor de toekomst.
Uitvoering leerdoel
In de sectie SMART is natuurlijk uitgelegd hoe ik het wou aanpakken en welke stappen ik hiervoor ging nemen. Nu zal ik in dit onderdeel eerst uitleggen hoe het productiviteitsrapport in elkaar zit zodat er voor jullie duidelijk wordt hoe deze ingezet wordt. Daarna zal ik uitleggen en laten zien hoe ik op basis van de info sturing heb gegeven door dit rapport gebruikt te hebben en op het einde een fictief voorbeeld geven zodat jullie een idee hebben hoe dit eruit ziet (ik zal een voorbeeld geven met fictieve cijfers in verband met bedrijfsgevoelige resultaten).
Productiviteitsrapport
Het productiviteitsrapport bestaat uit verschillende KPI's, de KPI's waar ik mij vooral op gefocust heb zijn: Uren, Loonkosten en Omzet targets/realisaties. Voor elke week wordt er bij Albert Heijn een nieuw rapport gemaakt die op basis van de resultaten van het jaar daarvoor ingezet wordt. Hier hebben we eigenlijk ook al meteen het eerste probleem, in dit rapport wordt dan ook het plan/budget uren/omzet/loonsom weggezet van die periode wat niet realistisch is met de bedrijfsvoering van de desbetreffende week, ik kom hier later op terug hoe er dan realistisch sturing word geboden op basis van het rapport.
Het rapport is verder ingedeeld over alle verschillende afdelingen: Operatie, Operatie Gekoeld, Vers, Kassa zelfscan etc. Daarna wordt er een indeling gemaakt per dag en een totaalresultaat. Hierin worden dan per dag en het weektotaal de uren/omzet/loonkosten die per afdeling ingepland staan opgeteld en weggezet. Zo is het voor de managers overzichtelijk en kunnen ze de resultaten zowel per dag als de gehele week bekijken.
Sturing bieden door middel van het rapport
Nu ik kort heb uitgelegd hoe het rapport in elkaar zit ga ik vertellen hoe ik het rapport gebruikt heb om sturing te bieden aan de afdeling waar ik werkzaam in ben, dit zijn Operatie en Operatie Gekoeld voornamelijk. Ik ben begonnen met de vraag uitzetten bij mijn Supermarktmanager en afdelingsmanager hoe hun sturing bieden aan de hand van het rapport en zij kwamen met een interessante manier en uitvoering hiervan. Zoals ik net al noemde zijn de rapporten op basis van het jaar ervoor en niet geheel scherp om direct sturing te kunnen bieden, daar hebben mijn managers een oplossing voor. Wat hun doen is eerst kijken naar wat voor week we inzitten, denk hierbij aan een vakantie, kerst, seizoens of normale week. Op basis hiervan maken zij de keuze om een rapport te pakken uit een week die een vergelijkbare omzet gedraaid heeft met de voorspelling van de huidige week. In dat rapport van die specifieke week staat dan een aantal uren die gebruikt mochten worden. Deze uren kun je dan gebruiken om over je huidige week te plakken en hierdoor meer grip en sturing te krijgen. De reden dat de uren vanuit die specifieke week meegepakt kunnen worden zit hem in de samenhang van de uren/omzet/verkochte CE's(artikelen).
Om te beginnen pak je dan het vereiste uren pakket van Operatie en Operatie gekoeld en maak je een schema waar je maandag tot en met zondag inzet. Je eerste stap is kijken naar de huidige week en kijken hoe veel je verschilt vanaf de uren uit die andere week en komen je tot je eerste inzicht. Meestal staan er dan al te veel uren in maar dit is wel een goeie indicatie hoe de week gaat lopen. Daarna ga je per dag kijken wat het totale uren pakket gedaan heeft van je huidige week en kun je deze in het hokje van de dag ervoor schrijven. Zo kun je per dag inzicht krijgen en sturen als er te veel uren instaan. Daarnaast is het ook belangrijk om tegelijk de omzet in de gaten te houden en proberen ook maximale verkoop vanuit je winkel te realiseren omdat dit natuurlijk indirect met je uren samenhangt.
Reflectie
Ik heb dit dus zelf ook gedaan en gebruik gemaakt van hun methodiek. Aan het begin was het echt even zoeken hoe ik dit goed kon doen maar na dit 2 weken achter elkaar gedaan te hebben ging het me prima af. Ik heb toen in de tijd dat mijn afdelingsmanager weg was hiermee sturing geboden aan de afdeling op de genoemde KPI's. Ik heb hierin ook mijn medeshiftleiders meegenomen in dit proces en waarom het zo belangrijk is om echt goed te sturen op deze uren en uiteraard een mooie en volle winkel te presenteren.
Als ik even terugkijk naar de gekozen competenties ben ik in verhouding zeer tevreden tot vorige moduul. Ik heb aan alle competenties gewerkt en deze ingezet waar nodig zoals in mijn verhaal hierboven beschreven is. De enige opmerking die ik voor mezelf nog extra had was dat ik het stukje loonsom nauwelijks tot niet naar gekeken heb. Dit was aan het begin vooral om dat ik oefenende was met de methodiek en vooral gefocust was op het stukje uren en omzet. Ik wil dus nu in plaats van alleen focus op uren en omzet ook het stukje loonsom erbij pakken!
Reactie plaatsen
Reacties